Как МФУ помогает юридическим и консалтинговым компаниям работать эффективнее
Современная юридическая практика требует не только глубоких профессиональных знаний, но и правильно организованного документооборота. Разбираемся, какую роль играет многофункциональное устройство в работе юристов и консультантов на примере Avision AM5630i.
В типичной юридической или консалтинговой компании ежедневно обрабатываются сотни документов: договоры, судебные дела, презентации для клиентов, отчёты, контракты. По статистике, средний офис юридической фирмы печатает от 300 до 600 страниц в день, копирует 200-400 страниц и сканирует от 50 до 150 документов. При таких объёмах выбор правильного офисного оборудования становится не просто вопросом удобства, а критическим фактором производительности.
Специфика работы с документами в юридической сфере
Юридические документы имеют свои особенности. Во-первых, многие из них существуют в виде толстых папок и подшивок — судебные дела могут насчитывать сотни страниц, сшитых или скреплённых особым образом. Во-вторых, в отрасли строгие требования к сохранности оригиналов и качеству копий. В-третьих, всё больше компаний переходят на электронный документооборот, но полностью отказаться от бумажных носителей пока невозможно из-за требований законодательства.
Адвокатам и юристам регулярно приходится копировать многостраничные контракты для разных сторон сделки, сканировать документы для передачи клиентам или в суд, печатать презентации и аналитические отчёты. При этом время — один из самых ценных ресурсов: пока сотрудник ждёт, когда устройство отсканирует или скопирует документ, он не может заниматься работой, которая приносит компании прибыль.
Avision AM5630i: решение для профессионального документооборота
Многофункциональное устройство Avision AM5630i специально разработано с учётом потребностей офисов с интенсивным документооборотом. Это устройство объединяет функции сканера, копира и принтера, позволяя закрыть все основные задачи работы с документами в юридической компании.
Ключевая особенность AM5630i — наличие планшетного сканера формата A3, который позволяет работать со сшитыми документами без их расшивания. Судебное дело в папке, договор с печатями и подписями, документы из архивной подшивки — всё это можно отсканировать, просто положив на стекло планшета. Это колоссальная экономия времени: не нужно тратить часы на расшивание и последующее восстановление документов
Производительность для высоких нагрузок
При объёмах копирования до 400 страниц в день и сканирования до 150 документов критически важна скорость работы устройства. AM5630i справляется с этими задачами благодаря высокой производительности и автоматическому податчику документов. Многостраничный контракт можно отсканировать или скопировать за считанные минуты, не отвлекая сотрудника от основной работы.
Двусторонняя печать и копирование — стандартная функция устройства, которая позволяет сократить расход бумаги практически вдвое. Когда нужно подготовить комплекты договоров для десяти участников сделки, экономия становится очевидной: вместо тысячи листов потребуется всего пятьсот. За год работы это может составить десятки тысяч рублей экономии только на бумаге.
Создание электронного архива
Avision AM5630i поддерживает сканирование в различные форматы, включая PDF с возможностью поиска. Это означает, что отсканированные документы можно сразу интегрировать в систему электронного документооборота компании. Функция OCR (оптического распознавания символов) позволяет создавать полнотекстовые копии документов, в которых можно искать нужную информацию.
Представьте ситуацию: клиент звонит и спрашивает о конкретном пункте договора, подписанного год назад. Вместо того чтобы идти в архив, искать нужную папку и перелистывать десятки страниц, юрист просто вводит номер договора в поисковую строку электронной базы и мгновенно получает доступ к документу. Именно такие сценарии делает возможными систематическое сканирование документов на AM5630i.
Удобство работы в повседневных задачах
Интерфейс устройства разработан для интуитивного использования. Сотруднику не нужно быть IT-специалистом, чтобы отсканировать документ, сделать копию или отправить файл на печать. Это особенно важно в юридических компаниях, где с техникой работают люди разного возраста и уровня технической подготовки.
Возможность подключения к сетевым папкам и облачным хранилищам позволяет организовать централизованный доступ к отсканированным документам. Юрист может отсканировать контракт, и он автоматически появится в нужной папке на сервере компании, доступный всем участникам проекта.
Экономическая эффективность решения
При ежедневной печати 300-600 страниц расходные материалы становятся существенной статьёй расходов. AM5630i использует экономичные картриджи с высоким ресурсом, что снижает стоимость печати одной страницы и уменьшает частоту обслуживания устройства.
Но главная экономия — это время сотрудников. Если быстрое планшетное сканирование экономит 3-4 минуты на каждом сшитом документе, а таких документов обрабатывается 20-30 в день, то ежедневная экономия составляет более часа. За месяц это даёт 20-25 дополнительных часов рабочего времени — почти неделя работы высококвалифицированного специалиста.
Надёжность для бизнес-процессов
Для юридической компании критически важна надёжность оборудования. Срыв сроков из-за неработающего принтера может стоить репутации и денег. AM5630i рассчитан на высокие нагрузки и длительный срок службы, что делает его надёжным партнёром в ежедневной работе.
Безопасность конфиденциальной информации
Работа с конфиденциальными данными клиентов требует особого внимания к безопасности. Современные МФУ, включая AM5630i, поддерживают парольную защиту, шифрование данных и настройку прав доступа. Это гарантирует, что сканы договоров с коммерческой тайной или личные данные клиентов не попадут в чужие руки.
Выводы
Avision AM5630i — это комплексное решение для юридических и консалтинговых компаний, которое закрывает все основные потребности в работе с документами. Планшетное сканирование сшитых дел, двусторонняя печать договоров, быстрое копирование многостраничных контрактов и создание электронного архива — всё это помогает оптимизировать рутинные операции и позволяет специалистам сосредоточиться на главном: качественной работе с клиентами. При интенсивном ежедневном документообороте инвестиции в надёжное МФУ окупаются за счёт экономии времени, расходных материалов и повышения общей эффективности работы офиса.
